______________________________
Kiedy obserwuję ludzi prowadzących średnie i duże firmy, zwykle wpadam w zachwyt widząc, jak
świetnie potrafią oni zarządzać swoim czasem i ile spraw są w stanie załatwić w ciągu jednego dnia.
Przyjrzyjmy się dziś sekretom sprawnego zarządzania czasem.
Brian Tracy mówi, że jeśli 10% czasu przeznaczonego na daną czynność poświęcisz na jej szczegółowe planowanie - możesz zaoszczędzić aż do 90% czasu potrzebnego na wykonanie zadania.
Tak więc pierwszym z naszych "kluczy" do okiełznania czasu jest PLANOWANIE. Zapisywanie
sobie czynności, które mamy wykonać i czasu, w którym będziemy je wykonywać.
Jeśli wyrobisz sobie nawyk codziennego planowania dnia i wykonywania planu - sam ten fakt może już
podwoić Twoją produktywność.
Techniką, którą z powodzeniem stosuję, jest coś, co możemy roboczo nazwać "rundką". Załóżmy, że mam
6 różnych czynności do wykonania i dość blade pojęcie o tym, czy są one trudne czy łatwe, ile czasu każda z nich mi zajmie itd.
Wtedy zwykle decyduję się poświęcić po 30 minut na każdą z czynności i dzięki temu w ciągu trzech
godzin nie tylko zwykle zrobię większość z tych zadań, ale też uzyskam dobre rozeznanie w stopniu
trudności i złożoności tego, czego nie da się zrobić w ciągu 30 minut.
Najłatwiej jest nam odkładać na później rzeczy, które wydają się wielkie, a tak naprawdę, to nie mamy pojęcia ile czasu nam zajmą. Właśnie dlatego - dzięki "rundce" można się przekonać, że nie taki diabeł straszny, jak go nam wyobraźnia maluje i zdobyć dodatkową motywację do dalszej pracy nad danym zadaniem.
Jak zaoszczędzić jeszcze więcej czasu?
Ogromne straty czasu są często powodowane porzucaniem zadania, które jest np. w 90% gotowe i robieniem sobie w tym momencie przerwy. Jeśli to tylko możliwe - dokończ sprawę od razu. Dzięki temu zaoszczędzisz cały czas, który zwykle trzeba poświęcić, by wdrożyć się w zadanie od nowa.
To wręcz złota reguła w odpowiadaniu na e-maile. Jeśli od razu po przeczytaniu udzielimy odpowiedzi
- sprawa nie będzie już zalegała na liście rzeczy do zrobienia i nie będziemy musieli wiecznie "nadążać za dniem wczorajszym".
Miałam kiedyś taki zwyczaj, że najpierw czytałam maile, a później, za drugim podejściem, na nie odpowiadałam. Czasami jest to uzasadnione - jeśli odpowiedź wymaga przemyślenia sprawy - dobrze ją
sobie "wrzucić w podświadomość" i zająć się chwilowo czymś innym.
Jednakże, gdy chodzi o wykonanie jakiegoś mało atrakcyjnego zadania, czegoś co i tak musisz zrobić - odkładanie tego na później tylko zwiększy stres i poczucie przeciążenia obowiązkami.
Wiem, że to wszystko może brzmieć banalnie, możesz myśleć, że już to znasz itd. Ja też czytałam takie
teksty wiele razy, zanim zobaczyłam, jak to działa w praktyce (patrząc na bardzo produktywnych ludzi)
i dopiero to mnie przekonało, że muszę zastanowić się, jak to naprawdę zacząć wykorzystywać dla
siebie.
Dobrym pomysłem jest więc obserwowanie osób, które są świetnie zorganizowane, załatwiają ogromną
ilość spraw każdego dnia i... naśladowanie ich. Modelowanie ich zachowania - tak długo, aż pożądane działania wejdą Ci w nawyk.
Następna sprawa - wykonywanie kilku czynności jednocześnie. Dla przykładu - idąc ulicą możesz
się zastanawiać i wyobrażać sobie, jakie czynności musisz wykonać, żeby zrobić jakieś poważne
zadanie, które czeka na Ciebie po powrocie do domu.
Możesz też zadać sobie kilka przydatnych pytań w stylu: jak mogę zrobić to lepiej/szybciej? Co mogę
wykonywać równocześnie z tą czynnością?
Jeśli posiadasz odtwarzacz MP3 - warto stale mieć ze sobą jakieś pliki z nagraniami wykładów, szkoleń czy wywiadów i audycji radiowych na interesujące Cię tematy. W ten sposób wielu ludzi znacznie polepszyło swój angielski przez sam fakt słuchania kursów podczas prowadzenia samochodu czy dojeżdżania - w autobusie.
Alternatywą dla słuchania może być czytanie - niektórzy noszą zawsze ze sobą jakieś książki i kiedy znajdą względnie wolną chwilę - zatapiają się w lekturze.
______________________________
Co możesz zrobić w tej chwili, by wykorzystać tę poradę?
______________________________
Jeśli możesz poświęcić dodatkowe kilka - kilkadziesiąt minut i od razu dokończyć czynność, którą właśnie robisz - nie przerywaj, nie odkładaj jej na jutro.
Ceń swój czas. To najcenniejszy zasób, jaki masz. W dodatku, nigdy nie będziesz mieć go więcej. Taką
samą ilością godzin na dobę musi zadowolić się bezdomny z Dworca Centralnego i prezydent....
To, co robisz ze swoim czasem jest niezwykle istotne dla skali Twoich osiągnięć, więc nie marnuj go.
Może zabrzmi to radykalnie, ale zachęcam Cię do nieoglądania telewizji. O wiele lepszym źródłem informacji jest internet - dostarcza Ci wiadomości, które chcesz oglądać dokładnie wtedy, kiedy TY chcesz.
Następna sprawa - aktywnie szukaj sposobów robienia kilku czynności jednocześnie. Wykorzystaj czas podróży do nauki. Myjąc naczynia możesz myśleć o tym, co pozwoli Ci wykonać pozostałe zadania na dany dzień jeszcze szybciej i lepiej.Takie myślenie może naprawdę zaoszczędzić Ci (dzięki optymalizacji działań) ogromną ilość czasu...
Posty
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz