Ustalaj priorytety.

Jeśli masz sporo na głowie, a pewnie masz, to musisz umieć określić które z zadań powinieneś wykonywać jako priorytetowe. A które na końcu – o ile zostanie Ci na nie czas.

Dla każdego zadania z twojej „listy zadań do zrobienia” określ dwa parametry:
a) pilność: zadanie pilne (P) lub niepilne (NP)
b) wagę: ważne (W) lub nieważne (NW)

Zadania Pilne – to te które musisz zrobić. Wymagają natychmiastowej uwagi.
Zadania Niepilne – to te pozostałe.

Zadania Ważne – to te związane bezpośrednio z celami.
Zadania Nieważne – to te pozostałe.

Zadania W/P (Ważne/Pilne) – to twoje priorytety. Choć bardziej należało by je nazwać pożarami. Zbyt duże ich natężenie każdego dnia oznacza, że słabo planujesz swój czas. I że możesz być narażony na stres, którego możesz uniknąć zmniejszając ilość tych zadań, poprzez lepsze planowanie zadań w czasie.

Zadania W/NP (Ważne/Niepilne) – to te, które są twoją podstawą osiągania celów długoterminowych. Im lepiej będziesz planował swój czas, tym bardziej będzie się zwiększał udział tych zadań w całości.

Jak to mawia Tony Robins: „Ludzie przeceniają to co mogą osiągnąć w przeciągu jednego roku i nie doceniają tego co mogą osiągnąć w pięć lat.”

Pamiętaj o tych słowach, i o systemtyczności, tworząc plany celów i spisując swoją listę zadań do zrobienia w najbliższym czasie. A niemalże dowolne marzenie pojawi się w zasięgu Twojej ręki.

Zadania NW/P (Nieważne/Pilne) – w większości przypadków to te drobne rzeczy o które proszą Cię inni ludzie. Tu drobiazg, tam drobiazg. I tak może minąć Ci po kilka godzin każdego dnia. Często wydaje nam się, że trzeba je zrobić, bo ich pilność odczytujemy jako wysoką ważność. Pilność to pilność a ważność to ważność.

Drugą rzeczą są tutaj listy. Zwłaszcza e-maile. Dostajemy ich całą masę.
Listy dzielimy na 3 kategorie:
- na te, na które można zerknąć i zachować w dokumentacji/archiwum – nie wgłębiamy się w nie i nie odpowiadamy na nie.
- listy wymagające odpowiedzi – te dzielimy na Pilne i Niepilne.

Zadania NW/NP (Nieważne/Niepilne) – to te, które zabierają nam czas, a niczego właściwie nie wnoszą. Zbędne przejazdy. Nadmiar spotkań, jeśli sprawy można załatwić rozmową telefoniczną.

Uwaga! Relaks, który potrzebujemy do zregenerowania baterii, ma status NP/W. To, że czasem możemy go sobie odmówić, i często odmawiamy, powoduje że zaczynamy go odbierać jako Niepilny i Nieważny! Jest Ważny! 

Pamiętaj o nim i planuj go sobie z niezwykłą systematycznością.